Planejamento financeiro sem frescuras

O que você precisa saber primeiro

Antes de aprender o passo a passo, é importante ter alguns conceitos em mente e entender de onde vem um planejamento orçamentário, o que é e qual a finalidade dele. Um pouquinho de teoria nunca é demais!

Como eu disse, foi lendo sobre estratégia que eu cheguei a um orçamento ideal pra mim.

Se você ler um pouco sobre teoria da administração, vai perceber que toda empresa tem um só objetivo: Lucro. Seja ela uma ONG ou uma entidade sem fins lucrativos, as pessoas podem não retirar dinheiro ou serem voluntárias, mas a empresa com certeza vai precisar de recursos financeiros de alguém para existir.

Se logo de primeira vista você não concorda com isso, eu sempre faço a seguinte pergunta: Os projetos da sua entidade serão melhores se você tiver 50% a mais de dinheiro em caixa para investir neles, capacitar seus voluntários e contratar tecnologia?

Portanto, toda estratégia tem em sua base os recursos financeiros e por isso um orçamento está tão conectado com ela. Essas duas ferramentas (planejamento estratégico e planejamento financeiro) vão conversar bastante entre si durante o desdobramento dos planos.

Ah! tem mais uma coisa importante. Há pessoas que fazem um orçamento utilizando um método chamado OBZ (Orçamento Base Zero). Trata-se de uma metodologia onde não há Saldo Inicial, ou seja, a empresa começa o ano com o caixa = R$0,00. Esse método é bom? Recomendo que analise quanto tempo após a venda o dinheiro entra de fato no caixa da empresa, porque você pode precisar de Capital de Giro no início do ano e começar sem dinheiro pode fazer a empresa necessitar de crédito (dependendo da estratégia tomada, isso pode ser positivo ou não).

Palavrinhas importantes

Tem alguns conceitos que você precisa saber e vai utilizar no decorrer do texto, portanto eu vou apresentá-los com uma explicação minha e bem resumida pra que você possa consultar enquanto estiver lendo o restante do texto. Caso eu fale algo que você não saiba, deixe uma pergunta nos comentários que eu terei toda a satisfação em responder:

Orçamento ou Planejamento Financeiro: É o planejamento que vamos fazer, consiste em prever quais são as receitas e despesas que são alocadas em um período de acordo com os planos da empresa. Ele serve para determinar quando vai ser gasto o que e quais são as metas da empresa.

Planejamento estratégico: O nome pode soar grande, mas por definição é uma ferramenta que consolida todos os planos departamentais em um só, fazendo e enxergando todo o planejamento de uma forma sistêmica e conectada.

Balanced Scorecard: É uma metodologia visual de expressão da estratégia utilizada pela maioria das empresas do mercado para desdobrar os objetivos maiores da organização. Pense assim: Você tem uma meta maior, conhecida como visão, agora o que fazer fazer para consolidar todos os planos para chegar lá (financeiro, produção, marketing, RH, inovação) em um só lugar? É pra isso que serve o Balanced Scorecard e seus Mapas Estratégicos.

Custo Fixo: São aqueles custos que incorrem nas despesas da empresa e não mudam independente da quantidade de produção ou de serviços prestados. Por exemplo, aluguel, folha de pagamento, água ou internet.

Custo Variável: São os custos que acompanham a produção ou a prestação de serviços e variam de acordo com o volume de vendas. Basicamente quanto mais você vende, mais alto é esse custo.

Durante o texto, também vou falar de CPV (Custo do Produto Vendido), que basicamente para nosso entendimento vamos tratar como a mesma coisa.

LAJIDA: Conhecido em inglês por EBTIDA, o LAJIDA (Lucro Antes de Juros, Impostos, Depreciação e Amortização) é um dos indicadores financeiros mais importantes da sua empresa. Ele representa, a capacidade real da empresa de produzir lucro (seu objetivo maior). Por meio dele, é possível mapear a saúde e produtividade da organização. Ele é muito útil para estratégia e para o Planejamento, porque você consegue mensurar se planos de redução de custo, por exemplo, tem impactos positivos no negócio. Se você quer ser um bom administrador, empresário ou empreendedor, recomendo que busque entender melhor sobre esse indicador, faça uma busca rápida por ele no Google e você vai encontrar bons artigos explicando.

Lembre-se que em uma estrutura de DRE, após o LAJIDA ainda estão os Juros, Impostos (esses impostos não são aqueles decorrentes de suas vendas, como ICMS ou ISS, mas sim Imposto de Renda e outros que incorrem no lucro da empresa), Depreciações (perda de valor de ativos) e Amortizações (pagamento de empréstimos). Ou seja, esse indicador não é o que representa o que vai entrar para seu caixa, chamado de Lucro Líquido. Antes dele você precisa calcular todas essas despesas

Budget: É uma quantia de dinheiro destinada para um determinado fim que fica à disposição naquele contexto do planejamento para balizar os investimentos ou custos. São, de maneira grosseira, “sacos de dinheiro” que você deixa à disposição de um setor da empresa, objetivo específico ou projeto. Para o nosso Planejamento, podemos entender analogicamente que Budgets são pequenos saquinhos de areia que você reserva a partir de um saco maior, onde está todo o montante que você vai receber naquele período (receitas). Definir Budgets é um dos segredos para um bom planejamento.

Fluxo de caixa: Demonstrativo contábil que expressa as entradas e saídas da empresa em seu dia-a-dia ou mês-a-mês. Um bom orçamento demonstra isso ao fim de planejamento, ficando claro para o responsável pelas contas quando o dinheiro entra e sai da empresa. Muitas vezes ele é feito mais simples e sem Budgets, para fins de controle gerencial ou de um projeto específico.

DRE (Demonstrativo de Resultado de Exercício): O nome é meio autoexplicativo, pois trata de um demonstrativo que apresenta os resultados de uma maneira organizada e que possibilita o administrador financeiro extrair indicadores. Eu normalmente utilizo a estrutura do DRE para montar o orçamento, porque assim consigo ter uma análise melhor. O Fluxo de caixa normalmente é mais simples que isso.

Sempre durante a leitura do texto, eu vou estar explicando toda a organização do planejamento financeiro com base em uma DRE, se você tiver ela em mente e visualizar as imagens, vai ficar muito mais fácil pra compreender a linha de raciocínio. A planilha que eu disponibilizei no final do post também é baseada nesse demonstrativo.

Exemplo de DRE:

STRATEX: Um indicador, ou melhor um Budget, que demonstra qual o custo total ou o valor que você vai/precisa investir nos projetos da estratégia, considerados aqueles que trarão melhorias no longo prazo. Ou seja, quando você termina seus planos de ação (5W2H), faça uma soma de tudo que está sendo previsto gastar e esse é seu indicador. Ele serve pra você entender quanto precisa acumular/guardar/emprestar para viabilizar os projetos.

CAPEX: Semelhante ao STRATEX, é um Budget destinado para investimentos em Infraestrutura da empresa, ou melhor, ativos tangíveis. Ou seja, você vai precisar fazer reformas, trocar os equipamentos ou comprar móveis, substituir máquinas, portanto, que tal já prever quanto isso vai custar e prever no orçamento?

INDICADORX: Se você precisar, defina outros Budgets pro seu planejamento, vai te ajudar a organizar sua linha de raciocínio e organizar suas contas. Lembra dos argumentos que falei no início? Isso vai te ajudar muito! Eu mesmo tenho um MKTX (quanto eu preciso investir no período em brindes, material gráfico, etc… que estão fora dos custos variáveis).

Ao final eu vou postar vários links que acho extremamente úteis pra ajudar com os conceitos, mas pesquise no Google (se estiver com pressa) ou posta aí que eu melhoro o texto.

Agora você pode avançar

Eu vou explicar aqui um processo completo, que pode ser feito em uma empresa complexa, mas os passos podem ser adaptados com cada realidade. O mais legal dessas ferramentas é isso, e acho que deve funcionar mais ou menos da seguinte forma: Quanto mais complexa é sua organização, mais controles você precisa. Se essa regra inverte, você acaba burocratizando demais sua gestão e matando a criatividade das pessoas em expandir.

Passo 1: Fazendo uma projeção de receitas

Na minha metodologia, a primeira fase é definir a projeção de receitas ou faturamento que você deseja obter. Como isso é calculado?

Bom, eu não gosto de fazer com base nos custos, prefiro definir primeiro e depois a gente faz ajustes, se necessário. A pergunta chave então é: Quanto eu quero crescer?

A resposta, vêm de uma análise (que eu particularmente faço no feelingmesmo, analisando fatores de mercado e internos), para enquadrar a empresa em alguns critérios que vão definir minha capacidade de crescimento em % (procuro sempre enquadrar em três, em situações normais de projeção):

Crescer igual ou inferior ao índice de inflação: Se você está estimando crescer a mesma porcentagem que o país está projetando para inflação no período, você vai ter uma empresa estagnada. Isso acontece porque o índice consiste em um indicador que promove o reajuste de preços geral do mercado, ou seja, se você tiver um índice de crescimento deste na receita, significa que você só vai enriquecer para continuar recebendo a mesma coisa (Tem um conceito bem interessante chamado de Cesta de Produtos, na economia, que explica bem isso).

Crescer igual a média do setor: Pesquise em revistas (Exame, por exemplo) ou faça uma pesquisa na internet sobre quanto seu setor está projetando crescer no período. Se você projeta um reajuste como esse, você faz parte da média do mercado. Significa que isso é ruim? Não, significa que você não possui vantagem competitiva frente aos seus concorrentes e precisa trabalhar melhor sua gestão e seus produtos.

Crescer acima da média do mercado: Parabéns, mas você deve possuir uma empresa que possui vantagens competitivas claras perante seus concorrentes. Isso significa que você deve identificar em suas análises estratégicas que seu produto é bem visto pelos clientes e sua gestão é diferenciada. Isso tem que ficar CLARO para todos. Caso contrário, você reduz suas chances de atingir suas metas.

E se minha empresa está começando, como projetar? Costumo ver empresas que estão começando com indicadores distorcidos dessa prática, muitas vezes dobrando de faturamento ano após ano. Nesse caso, você pode utilizar um plano de vendas como base para criar os planos financeiros (lembre-se nesse caso de acrescentar a inadimplência nessa conta do plano de vendas, porque mesmo que você vender, pode ser que alguns clientes não paguem e sua receita vai cair, prejudicando suas metas), ou fazer umbenchmarking com uma empresa do setor que já passou por essa mesma situação. O mais importante é você ter balizadores para saber se está indo bem ou mal.

A minha sugestão é fazer uma projeção do ano com base no seu indicador macro de faturamento/receita: Quanto eu desejo faturar, a partir da análise que fiz anteriormente pelos critérios de crescimento, no ano vigente?

Chegar a um valor anual antes de começar a desdobrar seu fluxo é importante porque você não precisa se preocupar com sazonalidade e onde enquadrar o que agora. Isso vai te ajudar a organizar sua linha de raciocínio.

Posteriormente, você vai fazer um desdobramento até chegar em valores mensais.

Passo 2: Estimando budgets

Agora que já tem suas receitas, você precisa começar a definir seus custos e quanto vai poder gastar. Essa parte é extremamente estratégica para ter um planejamento eficiente.

Se você tiver feito um planejamento estratégico anteriormente, ele vai lhe ajudar muito, pois é hora de definir um STRATEX. É o indicador que você vai criar como o montante total para investimento nos projetos da estratégia: Peça para seus gerentes, diretores ou equipe levantarem o orçamento dos projetos estratégicos e passar a você. A soma desses investimentos será o seu STRATEX necessário (isso vai se tornar um indicador financeiro seu), ou seja, deixe reservado (daquela receita total) uma quantia que podemos entender como um “saco de dinheiro” que será destinado à ações de melhoria da gestão.

Defina também um CAPEX, a partir de seus planos, para estimar quanto precisará gastar com ativos tangíveis, bens e imobilizados. São gastos com ampliações, novos equipamentos, veículos, entre outros (esses valores podem vir dos planos estratégicos como também de sua depreciação).

Você também pode definir outros budgets que considera importantes também. Por exemplo, eu criei um chamado MKTX, que eu utilizo para balizar meus investimentos em materiais gráficos e marketing com foco em posicionamento de marca. Como é um investimento baixo, prefiro considerá-lo como um indicador á parte do que incluí-lo no meu custo variável ou fixo (por enquanto).

A partir dessas definições, lembre-se que eles serão despesas que você terá na sua organização em algum momento do ano. Reserve-os, pois irá utilizá-los posteriormente para montar seu Planejamento já na fase de desdobramento em períodos menores. Esses valores você depois vai alocar no calendário onde deseja realizar o investimento.

Passo 3: Levantando seus custos variáveis

Custos variáveis são todos aqueles variam diretamente de acordo com a sua demanda e possuem alguma presença na transformação do seu produto ou prestação do seu serviço. Se você vende mais, eles crescem proporcionalmente, se você não vende, eles são zerados ou minimizados.

Basta fazer a seguinte conta: Do preço do meu produto, quanto eu tenho de custos variáveis que impactam diretamente nele? Bom, se você já faz um controle de custos (e eu espero que faça, você vai ter essa informação fácil).

Se você não fizer um controle de custos bem definido, a resposta é: Faça uma conta para ter a Margem de Contribuição, que tem uma fórmula bem simples: MC = PV-CPV, onde:

MC = Margem de Contribuição

PV = Preço de Venda

CPV = Custo do Produto Vendido

O que nós queremos aqui é identificar o CPV e transformá-lo em uma porcentagem. Ou seja, você vai fazer a conta da Margem de Contribuição descontando do Preço de Venda, o Custo do Produto Vendido (que significa você subtrair do Preço, a soma de todos os custos variáveis decorrentes daquela prestação de serviço, fabricação de um produto ou seja qual for sua empresa), para então obter a seguinte resposta: Quanto em porcentagem o CPV representa do Preço de Venda?

Se você tiver muitos produtos, é interessante você calcular a margem de contribuição de todos e fazer uma média do seu portfólio ou de grupos de produtos, pra você conseguir ter uma noção de quanto cada grupo custa e obter valores com menos distorções. O objetivo aqui não é ficar controlando os custos, mas sim obter uma porcentagem média pra você entender seu CPV e aplicá-lo na receita total do ano, pra você fazer a primeira parte do seu orçamento. Isso vai te mostrar que você vai ter aquele custo sempre e diretamente na sua receita, ou seja, a MC vai ser o que vai sobrar após descontar seus custos fixos.

Como foi calculado uma média, ou um valor que incorre em todos os produtos, podemos aplicar esse indicador para todo o orçamento como base para o planejamento.

Feito isso, você já tem a “parte de cima” da DRE:

Agora pode estimar seus custos fixos.

Passo 4: Estimando seus custos fixos

Como já expliquei, são aquelas despesas que não mudam de acordo com a quantidade que você produz. Exemplos são: Aluguel, Conta de água, Luz, Telefone e Folha de pagamento (esse pode aumentar, mas não necessariamente diretamente ligado e proporcional ao aumento da produção).

Veja uma parte da planilha onde estão os custos fixos e como eles são agrupados:

Aqui é um passo bem simples: Basta você estimar com base em seu histórico quais são eles e agrupá-los em seu Planejamento Financeiro, porque provavelmente eles não mudarão. Lembrando que nós ainda estamos fazendo uma projeção anual, então se você gasta R$300,00 por mês com internet, multiplique esse valor por 12.

Passo 5: Desdobrando em períodos menores

Agora você vai precisar trazer suas estratégias e planos para o planejamento financeiro para entender começar desdobrar sua projeção anual em trimestres ou meses. Isso significa que aquele STRATEX que ainda não estava no seu Planejamento Financeiro agora vai passar a fazer parte de seu controle.

Primeiramente, temos que desdobrar a projeção de receitas em períodos menores (nessa situação, se for difícil já nesse momento fazer planos mensais, uma dica é começar primeiro com trimestrais, para facilitar o trabalho), analisando a sazonalidade de sua empresa. Por exemplo, se você tem uma loja na praia é provável que sua receita seja maior nos períodos de férias de verão. Logo, a receita pode oscilar de um mês para o outro, mas cumprir, na soma dos doze meses, com o valor previsto anteriormente.

Outro aspecto importante é identificar quanto tempo o dinheiro demora para entrar em caixa, após a venda. Ou seja, pode ser que você faça projetos em que demore um mês para receber, ou suas vendas sejam todas faturadas para 30 dias. Esteja preparado, portanto, para entender que ações de vendas em janeiro podem gerar receitas somente em fevereiro ou março.

Para isso, dados históricos são importantes. Mas caso seja uma empresa nova, outros empresários podem ajudar.

Agora é bem simples: Após projetar as receitas, as despesas fixas devem ser alocadas em seus respectivos meses, que normalmente é um valor muito semelhante.

Pode ser que tenha a seguinte dúvida: Pela ordem, não seria mais importante começar pelo CPV?! Essa parte é bem simples, basta utilizar o índice em % que criou para seu Custo de Produto Vendido para aplicá-lo na receita, assim você terá o Lucro Bruto (a “1° parte da DRE”).

Cuidado ao projetar as despesas fixas! Se houver um projeto ou uma nova contratação, essa informação é muito importante. Por exemplo, vamos supor que a empresa esteja implantando um novo CRM em sua gestão comercial/vendas, isso vai acarretar em um custo de mensalidade que não estava anteriormente nas despesas. A solução é identificar qual o mês em que esse novo custo acontecerá e realizar uma alteração na projeção anual a partir deste período.

O STRATEX e o CAPEX também serão alocados nas despesas fixas da empresa (não necessariamente estarão alocados como STRATEX, pode por exemplo estar em Compra de Equipamentos). Isso significa que a partir de todos os investimentos que a empresa irá realizar durante o ano, é preciso quebrá-los e identificar em quais períodos eles acontecerão, para que o fluxo de caixa seja bem montado e com uma previsão de quando aquele recurso sairá de fato do caixa.

Se você quiser ir um pouco mais além, pode estimar também quanto você vai reduzir de custo com suas estratégias, por exemplo, se o setor de processos quer cortar 20% de seus custos fixos ou variáveis por meios de projetos, coloque isso também onde o impacto irá acontecer.

Passo 6: Apresentando para suas equipes

Nesse momento, você já tem uma boa planilha financeira, com suas receitas e despesas bem organizadas por meses. Ela já está apresentável? Sim, mas pode ficar ainda melhor e mais estratégica se você extrair alguns índices.

Aqui vão alguns toques importantes.

Simplifique e destaque o mais importante: A maioria das pessoas, no fundo, detestam financeiro e não entendem muito bem o que você está falando, portanto, não precisa apresentar a planilha toda pra todo mundo. Verifique quais informações as pessoas que estão presentes são capazes de absorver e destaque as que fazem sentido para elas. Por exemplo, você não precisa apresentar qual o EBTIDA da empresa para a sua equipe do setor produtivo, mas é importante eles saberem quanto a empresa vai crescer, como o trabalho deles impacta naquele resultado e quanto elas podem se beneficiar disso.

Destacar os indicadores principais é a melhor saída (de acordo com a necessidade da ocasião). EBTIDA, STRATEX, CAPEX, Receita total, Lucro líquido, Lucro Bruto, são sempre boas pedidas.

Deixe claro o porquê das mudanças: Se há valores mudando de um ano para o outro, deixe bem claro o que está acontecendo e o motivo pelo qual as coisas serão diferentes a partir de agora. Quanto mais transparente, melhor.

Qual o resultado das estratégias: Enfatize o que aquilo que está sendo feito diferente vai trazer de benefício na vida das pessoas e no dia a dia da empresa. A maioria, no fundo, quer saber o que elas vão ganhar com aquilo e quais os benefícios para seu dia a dia de trabalho.

Quanto cada custo impacta na receita: Se você vai fazer uma apresentação que precise trazer os detalhes, faça uma Análise Vertical de seus demonstrativos e traga percentuais para que eles possam visualizar quais os gastos mais importantes.

Uma Análise vertical é feita dividindo cada um dos valores do DRE pela Receita Total, assim você sabe qual o impacto de cada um dos custos.

Explique de maneira simples: Como disse, a maioria das pessoas só fingem que entendem o que você está falando, portanto, seja o mais simples possível na hora de explicar o que está dizendo e traga exemplos do dia-a-dia, se possível.

Passo 7: Gerenciar

Não fique preso somente a controlar e apresentar variações para mais ou menos nos valores.

O Planejamento financeiro é uma diretriz, uma projeção e uma estimativa do futuro, mas não pode ser uma corda que amarra seus braços e torna a gestão inflexível.

Ele pode e deve variar durante o ano, porque nenhum plano é perfeito. Mas você deve ouvir, avaliar e fornecer argumentos para realizar alterações se necessário. Um bom planejador financeiro sabe transmitir informações importantes para a tomada de decisão de uma empresa.

Sempre digo em meus treinamentos que um dos papéis do estrategista é quantificar a tomada de decisão munindo as pessoas envolvidas na ocasião de informações que sirvam de embasamento para uma deliberação racional. Sem dúvidas essa é uma das principais ferramentas e que vai trazer para todos os números que dizem quais os impactos financeiros das escolhas dos gestores.

Portanto, você financeiro, saia da sua caixinha e acompanhe a estratégia, os processos e utilize muito o Excel para análises que vão além do seu Planejamento, sempre atento às mudanças que acontecem em toda a empresa, para que você seja capaz de fornecer as melhores informações nas ocasiões necessárias.

Faça do Planejamento Financeiro uma ferramenta estratégica!

Bom, o que eu tinha pra explicar pra você, leitor, é isso. Pode ser que tenha faltado explicar alguma coisa, mas pra isso tem os comentários aqui do lado que você pode fazer e eu lhe respondo, vai ser um prazer tirar dúvidas e ir melhorando o conhecimento no texto!

Se você gostou dessa explicação, eu disponibilizei pra baixar a planilha que eu utilizo na empresa para fazer meu Planejamento Financeiro. Ela é bem simples e não tem muitas automações, mas está carregada com todo o método que passei aqui. É toda destravada e flexível para você fazer o que quiser e adaptar o que for preciso.

Este texto foi extraído do Medium do Renan Freitas.