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Planejamento financeiro para eventos: como fazer?

Realizar eventos exige uma equipe organizada e bem preparada para realizar essa tarefa tão complexa. Ser o responsável pelo seu planejamento financeiro leva muitas mentes à loucura! Pensando nisso, resolvi compartilhar com vocês os melhores métodos que aprendi para realizar um planejamento bem estruturado.

Para o seu planejamento financeiro do evento, existem alguns fatores a serem definidos que serão importantes para uma boa estimativa, como a programação de seu evento, local, limite máximo de pessoas (e quantas você está esperando realmente), etc. Todos esses fatores influenciarão (na verdade, serão base) em seu planejamento.

Eles não estarão disponíveis de imediato para você, por isso é necessário que no início, seja feita uma estimativa com base em algo: um histórico ou informações baseadas nas expectativas de como será o evento.

A seguir, lhe apresentarei todas as minhas dicas para que o seu planejamento financeiro para eventos seja preciso e detalhado!

Observação: para acompanhar a leitura, você pode baixar nosso modelo de planilha financeira para eventos clicando aqui. 

Mensurando seus custos 

Programação:

Definida a sua programação (data, horário, local, tema, palestras, entre outros) você terá insumos suficientes para mensurar os custos iniciais. Para isso, você deverá se perguntar:

  • Haverá custo com local?
  • Realizar o evento no primeiro sábado de julho ou no último tem diferença de valor?
  • Quais palestrantes participarão do evento?
  • Eles são de outra cidade, estado ou país?
  • Quanto custarão as passagens de ônibus ou avião? A data do evento está interferindo nesse valor?
  • Qual a previsão climática para essa data? Isso demandará algum investimento maior? (Ex.: em caso de chuva em um local aberto).

Divulgação: 

Se você quer um grande evento, é preciso que as pessoas saibam dele e, acima de tudo, se interessem por ele! Após definir todo a campanha de divulgação, é o momento de definir seus custos:

  • Qual a cotação para a impressão dos flyers?
  • Terá uma cota de investimento para anúncios online? (Facebook Ads, por exemplo)
  • Qual a cotação para impressão dos cartazes?
  • Qual a cotação para a confecção de faixas?

Coffee Break: 

  • O seu evento contará com coffee break?
  • Qual o melhor orçamento?
  • Qual o custo por pessoa?
  • Quantas pessoas você espera no evento?

Decoração e Estrutura: 

  • Você precisará alugar equipamentos de som e projeção ou o local já fornece?
  • Se precisar, quanto custará?
  • Qual a cotação dos artigos para decoração?

Brindes e materiais de apoio: 

  • Qual a cotação para os brindes?
  • O seu evento disponibilizará material de apoio? Quanto custará?

Pós-evento: 

  • Disponibilizará certificado? Isso demanda custo? Quanto?

Confira ao final desse post uma dica de um dos nossos instrutores para fazer com que seu evento seja mais assertivo no planejamento financeiro.

Apoios e patrocínios 

Concluída a etapa número 1, nesse momento você irá registrar todos os apoios e patrocínios conquistados pela equipe organizadora, sejam eles por permuta, valor monetário dentro ou fora da cota mínima estabelecida. Valores arrecadados por meio de apoio e/ou patrocínio auxiliam (e muito) a abater custos e fazer com que suas inscrições fiquem com valores mais favoráveis e/ou sua margem de lucro aumente!

Na planilha que disponibilizamos, existe uma aba especialmente para que você registre o apoio ou patrocínio conseguido e esse valor abaterá automaticamente na planilha de gastos.

Definindo valor de inscrições

Após concluídas as duas etapas anteriores você poderá definir o valor da inscrição com muito mais assertividade. Nesse valor deverão constar todos os gastos do evento, abatidas as arrecadações.

Caso o seu evento possua fins lucrativos, você deverá acrescentar às inscrições a margem de lucro desejada. Mas lembre-se: o valor de sua inscrição deve ser compatível ao público que deseja alcançar!

Relatório financeiro

Com a planilha que disponibilizamos, você terá seu relatório financeiro resumido automaticamente, já que todas as receitas e despesas já terão sido preenchidas.

Dica do instrutor 

Para que o orçamento do seu evento seja mais assertivo, nosso instrutor da área de projetos sugere que seja utilizada alguns conceitos do gerenciamento de riscos, principalmente as chamadas Reservas de Contingência, ou seja, estipular uma reserva para cada impacto de risco identificado.

Para estimar sua reserva, você pode utilizar o método da Árvore de Decisão. Esse método consiste em encontrar o valor monetário esperado (EMV) para uma determinada decisão, fazendo com que você enxergue os custos que inicialmente estão fora de sua visão. Como sugestão de pesquisa, leia o processo 11.4 de Análise Quantitativa dos Riscos que o Guia PMBOK® traz. Não conhece o Guia PMBOK®? Dá uma olhadinha em nosso webinar de Gerenciamento de Projetos com PMBOK®.

Uma aplicação prática seria na compra de passagens de um palestrante. Sabendo que antecipado você teria um custo de passagem menor ou, comprando mais próximo do evento, um custo superior. Com uma distância maior do evento a economia de passagem antecipada pode ser ilusória pois incertezas podem fazer com que ocorram mudanças. Neste caso, uma simples alteração de data ou horário da viagem pode gerar uma taxa superior à economia obtida na compra.  

Como todo projeto é único e sujeita a equipe a riscos, ter um bom planejamento faz toda a diferença em seu êxito. Por isso a disciplina de Gerenciamento de Projetos está tão em alta no mercado. Quer uma ajudinha? Dá uma lida nesse post aqui e saiba como você pode se preparar melhor para realizar projetos.

Realizar planejamento financeiro para eventos pode sim ser um desafio superado com satisfação! Basta que você se organize desde o começo e tenha uma rotina de acompanhamento, ajustes e controle. Uma dica que eu dou para realizar o acompanhamento e controle do seu planejamento é pedir notas fiscais de todos os custos e estipular regras para toda a equipe em relação a como os gastos serão reembolsados, declarados e confirmados para o Planejamento.

Para o seu planejamento financeiro, uma opção seria trabalhar com diferentes cenários: pessimista, otimista e realista. Se você quer conhecer mais sobre esse tópico, envie para marketing@entelequia.com.br a sugestão e nós providenciamos um conteúdo exclusivo sobre o tema!

Bom evento para você! ????

Quer baixar a nossa planilha? Clique no botão abaixo e faça download!

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