A comunicação organizacional e seus efeitos para a empresa

O cuidado com a comunicação organizacional deveria estar entre as prioridades de qualquer empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte. Porém, muitos gestores não dão a devida atenção a esse fator. Mal sabem eles os efeitos negativos que isso pode trazer para a empresa.

Com o intuito de abrir os olhos das organizações, abordarei nesse post os principais efeitos (internos e externos) causados por uma comunicação organizacional falha. Além disso, nesse texto eu trago algumas dicas para melhorar esse processo nas empresas.

O processo de comunicação

Antes de iniciar qualquer discussão mais aprofundada, é importante conhecermos o processo comunicativo como um todo. Isso ajudará a entender os efeitos da comunicação nas organizações.

O processo de comunicação consiste na intenção de diálogo entre indivíduos. Esse processo é caracterizado pela presença de diversos fatores, tais quais você poderá observar na imagem a seguir:

Processo de Comunicação

Resumindo o processo de comunicação: o indivíduo responsável pelo “ponta a pé” inicial do diálogo é denominado emissor, enquanto que quem recebe a mensagem dele é denominado receptor. Como um diálogo é um processo cíclico, ora o receptor se tornará um emissor, e assim por diante.

O meio consiste no caminho que a mensagem irá percorrer até o seu receptor. O problema é que diversas vezes encontraremos em meio a um diálogo o que o processo de comunicação denomina de ruído. Os ruídos são todos os fatores que podem atrapalhar o percurso de uma mensagem, fazendo com que esta chegue até o receptor de forma defasada.

O papel do emissor é basicamente codificar uma mensagem para que o receptor a decodifique, ou seja, desmanche-a em códigos que ele é capaz de entender e interpretar. Assim, o receptor estará apto para dar um feedback ao emissor da mensagem.

“Ok Carol, você explicou o que tudo isso significa. Mas como aplico isso no contexto da minha empresa?”

Para facilitar esse entendimento, vamos a um exemplo:

Você está em uma reunião com sua equipe, tentando passar a mensagem de que haverá cortes de gastos com materiais para o projeto que estão desenvolvendo. Por algum motivo a sua equipe entende que haverá corte de pessoal, ou seja, alguns membros da equipe serão demitidos. Essa falha de comunicação pode ter sido causada por algum ruído. Esse ruído não é necessariamente sonoro, por exemplo: se no momento da notícia a sua equipe estava dispersa, isso pode ser caracterizado como um ruído, que colaborou com a falha na decodificação da mensagem pela parte dos receptores. Esse erro no momento da decodificação fará com que o feedback recebido seja alterado. No caso do exemplo, sua equipe reagirá de forma negativa e poderá até se desengajar do projeto.

Os efeitos da comunicação organizacional

Como dito anteriormente, não dar a devida atenção para a comunicação organizacional pode acarretar a uma série de problemas, sejam eles internos ou externos.

Efeitos internos 

No ambiente organizacional, a comunicação é poderosa! Ela pode contribuir (e muito) para o desenvolvimento de uma empresa. Porém, se não receber a devida atenção, pode ter efeitos contrários na mesma proporção.

Por exemplo: há um colaborador em sua empresa que está insatisfeito no trabalho, mas a sua equipe de gestão de pessoas não percebeu isso. Por meio da comunicação organizacional, esse colaborador que está enfrentando dificuldades poderá disseminar a ideia de que a sua empresa não é um lugar bom para se trabalhar.

Caso essa ideia seja bem disseminada, em pouco tempo a maior parte de seus colaboradores poderá partilhar dessa mesma ideia. Isso poderá fazer com que sua empresa caia em declínio, já que a insatisfação dos colaboradores pode resultar em menor produtividade, maior índice de absenteísmo, entre outros.

Efeitos externos 

Um projeto da sua empresa de consultoria está dando muito problema de retrabalho, o que contribui para o seu atraso. Você descobre que a equipe não está realizando o que é pedido pelo gerente do projeto e acha logo que é um problema de motivação. Mas e se o caso for outro? O gerente do projeto pode ter dificuldades de explicar didaticamente as tarefas a serem realizadas, o que faz com que a equipe realize  um trabalho (que não era o desejado) e tenha que recomeçar do zero a atividade, o que exigirá mais tempo para a mesma tarefa.

Nesse caso, o efeito estará presente nos dois ambientes: interno e externo. No ambiente interno pois quanto maior o atraso do projeto, mais custo não previsto ele terá. No ambiente externo pois há um cliente esperando por aquele resultado, e, caso haja atraso excessivo, poderá gerar insatisfação. Esse cliente insatisfeito pode até disseminar seu ideal, o que diminuirá a credibilidade de sua empresa.

Como gerenciar o processo de comunicação em sua empresa

Existem algumas práticas que você pode adotar para evitar que a comunicação na sua empresa seja dispersa:

  • Esteja aberto a ouvir sua equipe de trabalho. Uma equipe que não é ouvida pelo seu gestor, certamente procurará ser ouvida por alguém, o que pode contribuir para que informações equivocadas circulem pelo ambiente organizacional;
  • Saiba a melhor maneira de disseminar seus recados. A sua equipe funciona melhor com reuniões semanais? Utilize-as para passar sua mensagem. Eles costumam dar mais atenção aos e-mails? Passe seus recados por lá também;
  • Formalize sua comunicação! É importante que você tenha um local em que sua equipe tenha bem claro que lá estarão todos os recados que elas precisam ler. Pode ser um software para comunicação interna, o e-mail, uma intranet, entre outros. De preferência que gere um histórico organizado do que se é conversado e comunicado.

É importante considerar a comunicação como ação estratégica da sua empresa. Saber gerenciar esse fator trará à sua empresa maior estabilidade, além de garantir um diferencial competitivo dentre as demais. Isso porque uma boa comunicação, na maior parte das vezes, é a melhor solução dos problemas.